Al emprender o administrar un negocio, debes tomar en cuenta que, por un lado, hay obligaciones fiscales que deberás cumplir para mantenerte en regla y evitar problemas con las autoridades. Y, por otro lado, deberás llevar un estricto control de tus gastos, ingresos y ventas para saber si tu empresa cuenta con finanzas sanas o si es necesario modificar tu estrategia en aras de aumentar la rentabilidad. El sistema contable de QuickBooks es la herramienta con la que podrás hacer ambas cosas, además de ahorrar tiempo y recursos para enfocarte en las actividades productivas de tu negocio.
QuickBooks es auxiliar administrativo para pequeñas y medianas empresas conocido por su herramienta de generación de facturas digitales. Sin embargo, es mucho más que eso. Se trata de todo un sistema de contabilidad en línea que te permitirá cumplir los requerimientos del SAT y facilitar todas las labores relacionadas con la contabilidad de tu empresa. Desde la facturación electrónica hasta la generación de reportes, pasando por la conciliación bancaria y el seguimiento de tus operaciones: todo desde tu computadora o desde la comodidad de cualquier dispositivo móvil.
El sistema contable de QuickBooks cuenta con la interfaz más intuitiva y fácil de usar. No tienes que ser un experto para poder ejecutar todas sus funciones.
Facturación electrónica con QuickBooks
Todos los contribuyentes, sean personas físicas o morales, están obligados a emitir facturas electrónicas por los ingresos que perciben. Por ello, el sistema contable de QuickBooks cuenta con una herramienta que te permitirá realizar facturas de manera rápida y sencilla.
En cambio, QuickBooks tiene herramientas que te permitirán guardar listas de clientes y programar facturas automáticas, entre otras potentes funciones para simplificar estos procesos. Con ello ahorrarás horas de captura de datos. Además, podrás facturar desde cualquier dispositivo móvil.
Las facturas que generes a través de QuickBooks contarán con la validez oficial y los requisitos solicitados por el Sistema de Administración Tributaria. Incluso podrás descargarlas, tanto en formato PDF como XML, y enviarlas a tus clientes a través de un correo electrónico: todo en unos cuantos clics.
A diferencia de la aplicación del SAT, con QuickBooks no solo puedes facturar, sino que puedes darle seguimiento a tus facturas en tiempo real, ver su estatus y cancelarlas o emitir complementos de pago en el momento que lo requieras con procesos mucho más sencillos.
Otra ventaja es que QuickBooks es un sistema de contabilidad almacenado en la nube, por lo que puedes sincronizarlo con otras cuentas para que todos tengan la misma información.
Funciones de contabilidad
Pero, como ya te comentamos, QuickBooks es mucho más que un facturador electrónico. El sistema contable de QuickBooks tiene muchas funciones y opciones que proporcionarán un amplio rango de herramientas para tu negocio.
Por ejemplo, te permite tener todas tus cuentas en un solo sitio, por lo que podrás manejar ingresos y egresos, cotizaciones, recibos, facturas y cancelaciones desde un solo lugar. En suma, podrás realizar una eficaz administración de tu negocio.
Además, cuenta con herramientas para llevar el registro de tus proyectos. Así, podrás conocer la rentabilidad de cada uno y encontrar la forma de mejorar el desempeño de tu empresa. Pero, ¿de qué forma QuickBooks optimiza tu contabilidad? Veamos con mayor detalle cuáles son esas herramientas.
Acceso total a la información de tu empresa
Con tan solo acceder al sistema contable de QuickBooks podrás ver toda la información relacionada con tu empresa. La pantalla de inicio te mostrará los datos sobre tus facturas a clientes, gastos, ventas y pérdidas o ganancias. Incluso podrás ver la información sobre tus cuentas bancarias, si decides vincularlas.
Además, si deseas ver tu información de forma más detallada, en el menú de “Ventas” podrás ver los pagos que has recibido, las facturas que enviaste a tus clientes y las cosas que vendiste. Mientras tanto, en el menú de “Gastos” encontrarás todos los desembolsos que hayas realizado, así como los pagos pendientes de realizar.
También está la sección de “Empleados”, donde podrás ver el costo de tu nómina y las tarifas de facturación. Y, finalmente, la función de reportes, en la que podrás crear reportes automatizados de tus finanzas, de acuerdo con tus necesidades.
Reportes personalizados
Los reportes personalizados son otra herramienta de gran utilidad para que estés informado sobre las finanzas de tu empresa, evalúes el desempeño de tu estrategia y tomes decisiones a futuro.
El sistema contable de QuickBooks te ofrece la posibilidad de generar hasta 70 tipos de reportes personalizados, según los datos que desees analizar, ya sea que quieras enfocarte en tus pérdidas o ganancias o en tus ventas. Puedes programar estos reportes para que se generen automáticamente con la periodicidad que elijas. También puedes enviarlos a tu correo electrónico o al de tus colaboradores.
Conexión con tu banco
El sistema contable de QuickBooks te ofrece la posibilidad de vincular tus cuentas bancarias con la aplicación, para que te cerciores de que tus gastos e ingresos se reflejen adecuadamente. Con ello, también podrás realizar de manera automática la conciliación de tus cuentas sin la necesidad de capturar datos.
Control de inventario
El sistema contable de QuickBooks se destaca por encima de otros porque cuenta con una herramienta de control de inventario. Esto te permitirá llevar un registro automático de todos tus productos y modificarlo conforme se vayan reabasteciendo o agotando.
Por lo general, hacer un inventario es una tarea que lleva demasiado tiempo. Pero QuickBooks la simplifica, a través del registro electrónico de los movimientos contables, para que mejor te dediques a las operaciones diarias de tu negocio y pases menos tiempo realizando en este tipo de procesos tediosos.
Administración multimoneda
Otra ventaja del sistema contable de QuickBooks es que podrás realizar la administración de tu empresa en la moneda de tu preferencia con su herramienta de administración multimoneda. De esta manera puedes configurar tu cuenta y elegir en qué moneda quieres realizar tus operaciones, puedes seleccionar más de una para todos aquellos que realizan transacciones en dólares y en pesos.
Administración de usuarios
Si necesitas que varios colaboradores de tu empresa accedan a tu información contable, el sistema contable de QuickBooks te permite agregar y administrar usuarios. Para toda empresa es importante que su manejo de recursos sea eficaz, pero al tener tantos departamentos se pierde la comunicación y la información no está en sincronía con todos.
Es por esto que QuickBooks te permite brindar el acceso a distintos usuarios para que puedan ver la misma información y todos estén en el mismo canal. La persona que contrata QuickBooks, o el administrador, será el encargado de decidir los accesos de cada usuario y determinar qué funciones y herramientas están disponibles para cada uno.
Dependiendo del plan que escojas, tendrás la disponibilidad de agregar más usuarios. Pero una gran ventaja es que, aunque elijas el plan básico, siempre tendrás una cuenta extra para que tú y tu contador dispongan de la misma información correcta y actualizada de las finanzas de tu negocio.
Por otro lado, planes más avanzados te permiten agregar a varios usuarios y determinar su estatus. Podrás hacerlos administradores si quieres que realicen cualquier tarea. O también podrás registrar su acceso a cierto tipo de operaciones de la empresa, por ejemplo, solo las tareas relacionadas con clientes o solo las relacionadas con proveedores.
